Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,informatyz.działaln.,Rozdział 3. Systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych, rejestry publiczne oraz wymiana informacji w postaci elektronicznej między podmiotami publicznymi ,Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.). Sprawozdanie powinno być natomiast zatwierdzone w ciągu maksymalnie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym wówczas zatwierdzenie sprawozdania musi nastąpić do 30 czerwca, a do KRS dokument powinien trafić nie później niż 15 lipca tego samego roku. Sprawozdanie z działalności firmy to niezwykle ważny dokument. Często jest jednak mylony ze sprawozdaniem zarządu z działalności czy sprawozdaniem finansowym. W naszym najnowszym wpisie wyjaśniam, jak takie sprawozdanie sporządzić i kto jest do tego zobligowany. Serdecznie zapraszamy! Z artykułu dowiesz się między innymi: czym jest sprawozdanie z działalności; kto musi Przygotuj sprawozdanie finansowe w formacie XML. KROK 2. Otwórz aplikację SecureDoc i ustaw format podpisu: „XAdES” oraz typ podpisu „Otoczony”. KROK 3. Dodaj plik XML, który chcesz podpisać. KROK 4. Kliknij „Podpisz”, wybierz certyfikat kwalifikowany i wprowadź PIN podpisu. KROK 5. Aby sporządzić sprawozdanie elektroniczne zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, należy użyć do tego odpowiedniego oprogramowania. Program Systim oczywiście umożliwia tworzenie sprawozdania finansowego elektronicznego w rozszerzeniu XML z możliwością pobrania dokumentu i przekazania dalej. Więcej informacji na temat generowania Szanowni Państwo, uprzejmie informujemy, że zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. JEDNOSTKOWE SPRAWOZDANIE FINANSOWE STS HOLDING S.A. za okres kończący się 31 grudnia 2021 roku (wszystkie dane liczbowe przedstawiono w złotych, o ile nie podano inaczej) Załączone noty stanowią integralną część jednostkowego sprawozdania finansowego STS Holding S.A. 5 Wybrane dane finansowe w przeliczeniu na euro PLN EUR W ich przypadku jedyną właściwą formą jest sporządzenie sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej. Przypomnijmy, iż sprawozdanie finansowe sporządzone w formie elektronicznej w odpowiedniej strukturze logicznej zawiera dokładnie takie dane, jakie są wymagane w poszczególnych załącznikach do u.o.r. VII. Członkowie organu wieloosobowego mogą je sporządzić w postaci elektronicznej, podpisując dokument na przykład kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego przez wieloosobowy zarząd wiązał się do tej pory z wieloma utrudnieniami, które mogły być spowodowane m.in trudnościami z komunikacją ykLH. Rok 2018 przyniósł zmiany dotyczące sprawozdań finansowych oraz sporządzanych przez biegłych sprawozdań z badania. 1 października 2018 r., po trwającym od kwietnia okresie przejściowym, zaczęły w pełni obowiązywać wprowadzone w ramach zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przepisy o elektronicznej formie sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z badania. Przestawiamy podsumowanie wprowadzonych zmian i wynikające z nich konsekwencje. Forma elektroniczna Sprawozdania finansowe z datą sporządzenia od 1 października 2018 r. muszą mieć wyłącznie formę elektroniczną. Ważna jest więc data sporządzenia sprawozdania, a nie dzień bilansowy, na który to sprawozdanie się sporządza. Ponadto, dla podmiotów wpisanych do KRS, sprawozdanie musi mieć określoną strukturę logiczną oraz format. Struktura logiczna w formacie XSD, XML została opublikowana na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Obowiązek sporządzania sprawozdań w tej formie dotyczy zarówno sprawozdań jednostkowych, jak i skonsolidowanych. Sprawozdanie w postaci elektronicznej muszą również przygotować podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe (art. 45 ust. 8a ustawy o PIT). Obowiązek ten nie dotyczy z kolei jednostek sporządzających sprawozdanie finansowego zgodnie z MSSF/MSR, ponieważ na dziś Ministerstwo Finansów nie przewiduje opublikowania struktur dla tych sprawozdań. Należy pamiętać, że od 1 października 2018 r. papierowa forma sprawozdań finansowych przestaje obowiązywać. Każdy wydruk stanowi tylko kopię sprawozdania finansowego. W celu sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej, konieczne będzie użycie odpowiedniego oprogramowania. Może to być zarówno rozwiązanie przeznaczone dla określonych systemów księgowych, jak też zewnętrzna aplikacja służąca tylko temu celowi. Aktualnie większość dostawców oprogramowania wciąż pracuje nad odpowiednimi rozwiązaniami. Ministerstwo Finansów udostępniło dla podatników PIT, zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania w strukturze logicznej, aplikację umożliwiającą wygenerowanie plików XML sprawozdania finansowego. Szczegóły Ministerstwo Finansów przygotowało struktury logiczne dla sprawozdań finansowych sporządzanych przez poszczególne grupy jednostek, wyodrębnione w ustawie o rachunkowości: - jednostki mikro, - jednostki małe, - jednostki pozostałe – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych, - banki – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych, - ubezpieczyciele – dla sprawozdań jednostkowych i skonsolidowanych, - domy maklerskie, - SKOK – tu również w opcji dla małych jednostek, - OPP (organizacje pożytku publicznego), - alternatywne spółki inwestycyjne. Wszystkie powyższe rodzaje struktur zostały opracowane dla sprawozdań sporządzanych w złotych i groszach oraz dla sprawozdań sporządzanych w tysiącach złotych. Elementy sprawozdania sporządzane w strukturze logicznej to: - wprowadzenie do sprawozdania finansowego, - bilans, - rachunek zysków i strat, - zestawienie zmian w kapitale własnym, - rachunek przepływów pieniężnych, - nota objaśniająca do podatku dochodowego. Uwaga! Dodatkowe informacje i objaśnienia (poza notą podatkową) mogą mieć dowolną formę – oczywiście również elektroniczną. Należy się spodziewać, że będzie to plik pdf. Będzie on odpowiednio dołączony do pliku w formacie XML (będzie jego częścią na etapie sporządzania sprawozdania). Dane zawarte w poszczególnych strukturach logicznych są zgodne z odpowiednimi załącznikami do ustawy o rachunkowości, zawierającymi wzory sprawozdań finansowych. Poszczególne pola wprowadzenia do sprawozdania finansowego są ograniczone pod względem liczby możliwych do wprowadzenia znaków (3,5 tys., co oznacza, że jednostki będą miały ograniczenie przy opisywaniu wybranych zasad wyceny). Dotychczas opisywane były wszystkie zasady, również te wynikające wprost z zapisów ustawowych. Teraz trzeba będzie wybrać i opisać te, w przypadku których ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Pozostałe elementy sprawozdania mają możliwość dodawania dodatkowych wierszy uszczegóławiających. Warto również zwrócić uwagę, że wypełniając notępodatkową można łączyć ze sobą kwoty różnic pomiędzy wynikiem bilansowym i podatkowym do wartości niż 20 tys. zł. Dla jednostek, które nie mają obowiązku sporządzać niektórych elementów sprawozdania (rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym) oraz dla tych, które korzystają z uproszczeń, będzie możliwość zaznaczenia odpowiedniej opcji na etapie sporządzania sprawozdania. Sprawozdanie z działalności Przepisy dotyczące formy elektronicznej dotyczą również sprawozdania działalności (dla jednostek zobowiązanych do jego sporządzenia). Wymóg formy elektronicznej dotyczy jednostek wpisanych do KRS. Dla sprawozdania z działalności nie opracowano struktury logicznej, a więc sporządza się je w dowolnym elektronicznym formacie. Data podpisu a data sporządzenia Sporządzone po 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podpisy pod sprawozdaniem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu oraz osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe. Aktualnie brak jest wytycznych w temacie daty sprawozdania finansowego. Wydaje się jednak, że będzie nią data złożenia ostatniego podpisu w formie elektronicznej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, jednostka ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Zatem dla sprawozdań sporządzonych na dzień 31 grudnia 2018 r., jednostka powinna uzyskać do końca marca 2019 r. odpowiednie podpisy. Ustawa dopuszcza dwie formy podpisania sprawozdania: - kwalifikowanym podpisem elektronicznym – jest to forma odpłatna; podpis można uzyskać u kwalifikowanego dostawcy usługi, - podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP – ta forma jest bezpłatna. Ważne jest, aby wszystkie osoby podpisujące sprawozdanie finansowe posiadały możliwość skorzystania z jednej z dwóch wskazanych powyżej form. Sprawozdanie z badania Forma elektroniczna dotyczy również sprawozdania z badania sprawozdania finansowego. Od 1 października 2018 r. wszystkie sporządzane przez biegłych rewidentów sprawozdania z badania mają wyłącznie formę elektroniczną i są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Podobnie jak w przypadku sprawozdań finansowych, forma papierowa będzie tylko kopią. Data sprawozdania z badania i data opatrzenia go podpisem elektronicznym powinny być takie same. Składanie do KRS oraz organów podatkowych Przepisy dotyczące terminów składania dokumentów finansowych do KRS nie uległy zmianie. Inna jest jednak ich forma. Dokumenty finansowe sporządzone od 1 października 2018 r. są przyjmowane do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) KRS tylko w formie elektronicznej, opisanej powyżej. Nie można złożyć już skanów podpisanych dokumentów, tak jak to było w okresie przejściowym, od kwietnia do końca września 2018 roku. Dokumenty do RDF KRS mogą składać aktualnie reprezentanci podmiotu, reprezentanci oddziału przedsiębiorcy zagranicznego oraz prokurenci. Warunkiem złożenia dokumentów przez te osoby jest posiadanie i ujawnienie w KRS ich numeru PESEL. Dokumenty zamieszczone w repozytorium zostaną przekazane do organów podatkowych, tak więc nie będzie już obowiązku składania sprawozdań finansowych do organów podatkowych. Niestety, tym sposobem nie będzie przekazywana uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, co oznacza, że trzeba będzie złożyć ją osobno do właściwego organu podatkowego. Wynika to z niedopatrzenia i być może zmieni się podczas nowelizacji przepisów. Podatnicy CIT, niewpisani do KRS, przekazują sprawozdanie finansowego do właściwego urzędu skarbowego w wersji elektronicznej. Nie określono formy tego przekazania. Podatnicy PIT, prowadzący księgi rachunkowe, przekazują sprawozdania finansowe Szefowi KAS (Krajowa Administracja Skarbowa), za pomocą stosownego udostępnionego na stronie internetowej MF interfejsu. Joanna Biguszewska, biegły rewident i Associate Partner w gliwickim biurze Rödl & Partner Wdrażanie zmian dotyczących elektronicznej formy sprawozdań finansowych zapewne będzie dużym wyzwaniem dla służb finansowo-księgowych, zarządów, biegłych rewidentów. Warto w szczególności zwrócić uwagę na to, że niezmiernie istotnego znaczenia nabierze moment złożenia podpisów elektronicznych na dokumentach, gdyż będzie on miał faktyczny wpływ na to, jaka będzie data sprawozdania finansowego. Wyzwanie może stanowić również przekazanie tych wszystkich zmian zagranicznym członkom zarządów, zagranicznym udziałowcom oraz innym użytkownikom sprawozdań finansowych spoza Polski. ? Roczne sprawozdania finansowe na papierze to już przeszłość. Od 1 października 2018 r. podmioty prowadzące księgi rachunkowe muszą składać sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. Oznacza to, że firmy będą musiały przygotować już tegoroczne raporty według nowych schematów. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z e-Sprawozdaniami Finansowymi. 1. Od kiedy obowiązują e-Sprawozdania Finansowe? Od 1 października 2018 roku w życie weszły przepisy, które – zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów – zmieniły sposób sporządzania i przesyłania sprawozdań finansowych. 2. Jak było wcześniej? Do tej pory sprawozdania finansowe mogły być sporządzane w formie papierowej i ręcznie podpisywane przez cały zarząd. Następnie wraz z innymi niezbędnymi dokumentami były przesyłane do Krajowego Rejestru Sądowego oraz odpowiedniego Urzędu Skarbowego. 3. Co to jest e-Sprawozdanie Finansowe? Sprawozdanie finansowe sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 4. Kogo obejmuje obowiązek stworzenia e-Sprawozdania Finansowego? jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. 5. Kto jest odpowiedzialny za stworzenie e-Sprawozdania Finansowego? Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (np. w przypadku zarządu – wszyscy jego członkowie). 6. Jak wygenerować e- Sprawozdanie Finansowe? jeżeli posiadany program finansowo-księgowy nie ma takiej funkcjonalności trzeba zadbać o aktualizację tego programu (jeżeli jest dostępna) albo nabyć oprogramowanie, które potrafi dokonać konwersji przygotowanego sprawozdania finansowego w innym formacie elektronicznym (np. .doc .xls) do pliku z rozszerzeniem .xsd (XML Schema Definition), za pomocą oprogramowania finansowo-księgowego, które pozwala na wygenerowanie e-Sprawozdania Finansowego w wymaganym przez prawo formacie XML należy wygenerować plik, który następnie należy wysłać: jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR, przesyłają e-Sprawozdania Finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, przekazują e-Sprawozdania Finansowe Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. poprzez dedykowany do tych celów interfejs webAPI. Moduł Księga Handlowa w DGCS System zawiera bezpłatny program do pełnej obsługi e-Sprawozdań Finansowych łatwo przygotowujesz wszystkie wzory sprawozdań finansowych wymagane przez Ministerstwo Finansów importujesz dane z plików XML lub z innych sprawozdań finansowych wygenerowanych w systemie księgowym szybko przeglądasz ostateczne sprawozdanie, dzięki podglądowi danych, podpisujesz finalną wersję przed wysyłką do KRS lub KAS wygodnie pracujesz na wielu kopiach sprawozdań, wprowadzasz dane i modyfikujesz je aż do osiągnięcia ostatecznej wersji masz możliwość wydruku e-Sprawozdania Finansowego. 7. W jakiej strukturze wygenerować E-Sprawozdanie Finansowe? Jednostki zarejestrowane w KRS, lecz nie wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (np. stowarzyszenie, fundacja)-sporządzają sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem elektronicznym potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego. podatnicy CIT, zarejestrowani w KRS, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, (a nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). Wypełnienie tego obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych. 8. Kto podpisuje e-Sprawozdanie Finansowe? Podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Podmioty, których sprawozdania finansowe podlegają (na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości) obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta muszą też odpowiednio wcześniej (w IV kwartale danego roku obrotowego – tak by rewident mógł wziąć udział w inwentaryzacji) wybrać biegłego rewidenta (firmę audytorską) i podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego. 10. Jak podpisać e-Sprawozdanie Finansowe? Trzeba je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. 11. Kiedy i gdzie złożyć e-Sprawozdanie Finansowe? w terminie złożenia zeznania rocznego, tj. co do zasady do 30 kwietnia (podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe) – do Szefa KAS, w ciągu 10 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania (podatnicy CIT niezarejestrowani w rejestrze przedsiębiorców KRS) – do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego ( jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR finansowego zgodnie z art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ) – do Repozytorium Dokumentów za pośrednictwem systemu eKRS z podpisem elektronicznym, Do 30 czerwca 2019 r. (czyli w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego – zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone przez organ zatwierdzający danej jednostki (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy – w spółkach akcyjnych, wspólnicy spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej lub komandytowej, przedsiębiorca w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej). Mamy dla Państwa promocję. Klienci, którzy w terminie od do r. (godz. 9:00) kupią pełną wersję lub aktualizację DGCS System Księga Handlowa lub pakiet dla firm czy biur rachunkowych, który zawiera moduł DGCS System Księga Handlowa otrzymają możliwość bezpłatnego udziału w szkoleniu on-line z obsługi „e-Sprawozdań Finansowych”. Szkolenie odbędzie się o godzinie 10:00 i zostanie przeprowadzone przez wykwalifikowanego specjalistę z księgowości. Szkolenie obejmuje przedstawienie nowych wymagań Ministerstwa Finansów w obszarze przesyłania rocznych sprawozdań finansowych oraz obsługę e-Sprawozdań Finansowych w Księdze Handlowej przy użyciu programu DGCS System (etap tworzenia wraz z wysyłką). W trakcie szkolenia będzie możliwość zadawania pytań specjaliście, na które odpowie on w drugiej części szkolenia. Dzięki szkoleniu pewnie, bezpiecznie i zgodnie z wymogami przejdziesz przez wygenerowanie e-Sprawozdań Finansowych. Zdobytą wiedzę z obsługi oprogramowania DGCS System na pewno wykorzystasz podczas codziennej pracy. Klienci posiadający już aktualną wersję programu DGCS System mogą również skorzystać ze szkolenia w preferencyjnej cenie 100 zł netto. Autorzy: Andrzej Puchalski Członek Zarządu DGCS Katarzyna Walczak Dyrektor ds. marketingu i sprzedaży DGCS Sprawozdanie finansowe składane do urzędu skarbowego przez osoby fizyczne musi mieć formę papierową. Jest tak również w przypadku, gdy zeznanie przesyłane jest elektronicznie. Do końca kwietnia podatnicy będący osobami fizycznymi są zobowiązani złożyć do urzędu skarbowego zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu do urzędu skarbowego. Do tego dokumentu powinni także dołączyć sprawozdanie finansowe. Od 2009 r. możliwe jest składanie zeznań podatkowych w formie elektronicznej. Bezpieczny podpis elektroniczny w tym przypadku nie jest wymagany. Niestety ta procedura nie obejmuje sprawozdania finansowego. Jeśli więc podatnik złoży zeznanie w formie elektronicznej, wydaje się zasadne załączenie do składanego w formie papierowej sprawozdania finansowego kopii dokumentu potwierdzającego złożenie zeznania lub krótkiego pisma z tą informacją. Źródło: Gazeta Prawna, 29 kwietnia 2010 r. Polscy przedsiębiorcy wciąż mają wiele problemów ze sporządzaniem, składaniem i zatwierdzaniem sprawozdań finansowych spółek. Nie jest dla nich jasne, kto powinien dokonywać określonych czynności, kto podpisuje dokumenty, a także w jakiej formie należy je składać. Jeszcze raz zatem wyjaśniamy najważniejsze kwestie. Kto sporządza sprawozdanie finansowe przedsiębiorstwa? Od 1 października 2018 r. każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokument ten musi nadto zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (profil zaufany ePUAP) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (cały zarząd, nie tylko osobę reprezentującą). Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Jak podpisać e-sprawozdanie? Czy można sporządzić sprawozdanie finansowe w wersji papierowej? Nie. Przepisy obowiązujące od 1 października 2018 r. wyłączyły możliwość składania sprawozdania finansowego w postaci papierowej. Konieczne jest elektroniczne sporządzenie, wysłanie i zatwierdzenie tego dokumentu. Postać elektroniczna powinna nadto zostać podpisana przy użyciu podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (profil zaufany ePUAP). Jak wspomnieliśmy wyżej, sprawozdanie podpisuje zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownik jednostki (cały zarząd). Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Kolejne zmiany w sprawozdaniach finansowych Jak poprawnie sporządzić sprawozdanie finansowe? Forma elektroniczna sprawozdania finansowego wymaga użycia odpowiedniego formatu pliku. Ten obowiązek został określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247). Dopuszczalne jest zatem sporządzanie dokumentów w wersji elektronicznej w formatach: XaDES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, gif. Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Kolejne zmiany w sprawozdaniach finansowych Kiedy sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w strukturze logicznej i formacie, udostępnianych w BIP Ministerstwa Finansów? Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej i w odpowiednim formacie, udostępnianym w BIP Ministerstwa Finansów sporządzają dwie grupy podmiotów. Po pierwsze jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego. W jakiej formie należy sporządzić sprawozdanie finansowe jednostki niewpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS? Stowarzyszenia, fundacje, związki zawodowe, ochotnicza straż pożarna, koła gospodyń wiejskich, kluby sportowe i inne podmioty niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, ale nieustrukturyzowanej oraz podpisują je przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego. Sprawozdanie finansowe jest nieustrukturyzowane wtedy, gdy zostało sporządzone w formie elektronicznej, ale bez użycia specjalnych struktur logicznych. Jednostka miała zatem wybór w zakresie doboru optymalnego formatu pliku. Czy sprawozdanie finansowe należy oddzielnie złożyć do urzędu skarbowego? Jednostki, które zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS nie mają dodatkowego obowiązku w postaci składania sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. KRS przekaże złożone dokumenty samodzielnie, przy użyciu Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Sprawozdanie finansowe przekazują do właściwego urzędu skarbowego jedynie jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, czyli na przykład fundacje i stowarzyszenia. Sprawozdanie w takim przypadku wystarczy wysłać na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego albo doręczyć je do urzędu na informatycznym nośniku danych. Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Składanie sprawozdań finansowych przez podatników CIT Jak podpisać sprawozdanie finansowe w sytuacji, gdy niektórzy członkowie zarządu nie mają podpisu elektronicznego i są obcokrajowcami? Członkowie zarządu, którzy są obcokrajowcami chcąc nie chcąc muszą wyrobić sobie kwalifikowany podpis elektroniczny lub założyć profil zaufany ePUAP. Warunkiem złożenia wniosku o profil zaufany jest posiadanie numeru PESEL, więc uprzednio konieczne jest jego nadanie (tutaj szereg różnych formalności). Z kolei podpis elektroniczny można zakupić u jednego z dostawców (w Polsce funkcjonuje pięć takich firm). Więcej informacji na ten temat w naszym artykule: Jak podpisać e-sprawozdanie? W jakim terminie i w jakiej formie należy złożyć sprawozdanie z działalności spółki? Sprawozdanie z działalności danej jednostki nie jest elementem sprawozdania finansowego. Sporządza je jednak kierownik jednostki, razem z rocznym sprawozdaniem finansowym. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS są zobowiązane do złożenia go w formie elektronicznej i opatrzenie do podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Nie ma jednak obowiązku składania go w konkretnym formacie. Podpisuje je z kolei wyłącznie kierownik jednostki (bez osoby, prowadzącej księgi rachunkowe). Sprawozdanie z działalności powinno zostać złożone w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (w przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym będzie to zatem 31 marca 2019 r.).